7 MẸO ĐỂ QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ KHI LÀM VIỆC

Thời gian là vàng bạc, quản lý thời gian hiệu quả giúp gia tăng năng suất và kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc trên thực tế. Dưới đây là 7 mẹo giúp bạn học cách quản lý thời gian tốt hơn. 

1. Biết được các khoảng thời gian mà bạn đã sử dụng

Nếu bạn dự định tối ưu việc quản lý thời gian cá nhân thì đầu tiên bạn cần nhận ra được các khoảng thời gian mà bạn đã sử dụng. Hãy cố gắng ghi lại nhật ký nhằm kiểm tra và theo dõi các hoạt động hằng ngày của bạn. Công việc này sẽ giúp bạn:

• Xác định được tổng thời gian mà bạn đã bỏ ra để hoàn thành 1 công việc trong ngày là bao nhiêu.
• Xác định khoảng thời gian bị lãng phí hoặc chưa được kiểm soát tốt.
• Tập trung vào các công việc mang lại kết quả tốt nhất.

Khi bạn dành thời gian để kiểm tra như vậy, mọi thứ sẽ trở nên rõ ràng. Bạn có thể biết được là bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho những công việc và những hoạt động không quan trọng. Bạn cũng có thể xác định được khoảng thời gian nào trong ngày mà bạn năng suất nhất, từ đó bạn có thể xác định sẽ dành bao nhiêu thời gian để tập trung và hoàn thành kế hoạch đã đề ra.

2. Tạo ra thời gian biểu hằng ngày và tuân thủ nó

Đây là một bước cực kỳ quan trọng khi bạn học cách quản lí thời gian hiệu quả. Đừng bao giờ bắt đầu ngày mới mà không có danh sách những việc cần làm. Trước khi bạn rời khỏi nơi làm, hãy cố gắng tạo một danh sách những công việc mà bạn cần hoàn thành trong ngày tiếp theo. Bước này sẽ cho phép bạn nhanh chóng thích nghi với công việc ngay khi bạn bước chân đến văn phòng.

Viết mọi thứ ra giấy sẽ khiến não bạn ghi nhớ lâu hơn, do đó, bạn sẽ không sợ quên mất những việc quan trọng cần phải làm. Nếu bạn không thể hoàn thành danh sách những công việc cần phải làm trong ngày mới, hãy đảm bảo là bạn sẽ viết tất cả danh sách trong buổi sáng trước khi đến văn phòng làm việc. Bạn sẽ thấy rằng việc tạo ra một kế hoạch rõ ràng sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc mất thời gian xác định các đầu việc khi bạn không có bất kỳ kế hoạch nào.

3. Hãy ưu tiên cho công việc một cách khôn ngoan

Khi bạn tạo ra một danh sách những công việc phải làm thì thứ tự ưu tiên là điều quan trọng nhất. Hãy xác định từ 3-4 công việc quan trọng nhất mà bạn cần ưu tiên làm đầu tiên – bằng cách đó, bạn sẽ xác định được nên hoàn thành công việc nào trước.

Đánh giá danh sách các công việc cần phải làm và chắc chắn bạn sắp xếp mọi thứ dựa trên mức độ quan trọng, khẩn cấp và cần ưu tiên. Từ đó chúng ta có thể thật sự tập trung vào các hoạt động hỗ trợ cho mục tiêu kinh doanh.

Thứ tự sắp xếp ưu tiên của công việc bao gồm:

a. Quan trọng và khẩn cấp: Những công việc này yêu cầu thời gian hoàn thành ngay lập tức.

b. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc quan trọng nhưng không đòi hỏi phải hoàn thành ngay lập tức và cần thời gian dài để lên kế hoạch hoàn thành

c. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng cần được giảm thiểu, ủy thác hoặc loại bỏ bởi chúng không đóng góp nhiều trong việc tạo ra sản phẩm cuối cùng.

d. Không khẩn cấp và không quan trọng: Đây là những công việc cần sớm bị loại bỏ càng nhiều càng tốt.

4. Tập hợp các công việc tương tự nhau thành một nhóm

Tiết kiệm thời gian và khả năng tập trung bằng việc cố gắng hoàn thành tất cả các công việc phải làm cùng một loại trước khi chuyển đổi sang công việc khác. Ví dụ: những công việc như trả lời email, trả lời điện thoại, trả lời tin nhắn, bạn hãy sắp xếp một khoảng thời gian riêng cho tất cả các công việc này. Đừng vội trả lời email hoặc tin nhắn ngay khi chúng hiển thị vì những thứ này có thể gây xao nhãng công việc mà bạn đang thực hiện. Hãy tắt thông báo email, thông báo trên điện thoại và chỉ kiểm tra chúng vào một khoảng thời gian nhất định.

5. Giới hạn thời gian nhất định cho các công việc

Một phần của việc tạo ra thời gian biểu chính là điều chỉnh giới hạn thời gian cho những công việc mà bạn đang làm thay vì chỉ làm cho đến khi nào hoàn thành. Danh sách những công việc cần làm rất tuyệt vời, nhưng đôi khi bạn sẽ cảm thấy rằng bạn sẽ không bao giờ kiểm tra bất kỳ thứ gì trên danh sách này nếu bạn không đặt ra giới hạn thời gian.

6. Học cách nói không

Bạn sẽ không bao giờ học được cách quản lý thời gian làm việc nếu bạn không học cách nói không. Chỉ có bản thân bạn mới biết được rằng thời gian của bạn là bao nhiêu, vì thế nếu bạn thấy cần thiết phải giảm thiểu các yêu cầu khác để tập trung vào những công việc quan trọng trước mắt thì đừng ngại ngần làm như thế. Hoặc nếu bạn đang đảm nhận một dự án mà rõ ràng là nó chẳng đi đến đâu thì đừng chần chừ từ bỏ để bắt đầu một dự án mới khả thi hơn.

Việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc chỉ mang lại rất ít giá trị hoặc không có giá trị gì so với việc bạn làm ít công việc hơn nhưng tạo ra nhiều giá trị hơn. Hãy nhớ quy luật 80/20 – 80% kết quả bạn đạt được đến từ 20% nỗ lực mà bạn bỏ vào. Vì thế, hãy tập trung và nói “không” khi bạn thấy đang có nhiều thứ khiến bạn xao nhãng.

7. Loại bỏ những nguyên nhân gây xao nhãng

Mạng xã hội, tin nhắn, những câu chuyện đến từ đồng nghiệp hoặc những mẩu chuyện nhỏ đến từ những công ty khác khi bạn ngồi làm việc trong không gian chung như văn phòng chia sẻ – những xao nhãng này có thể bạn chưa từng để ý đến và chúng đang làm lãng phí thời gian khi làm việc của bạn. Một trong những điểm quan trọng trong việc quản lý thời gian cá nhân là trở nên chủ động và loại bỏ mọi tác nhân gây gián đoạn công việc.

Hãy đi từng bước nhỏ. Đầu tiên hãy xác định hai tác nhân gây xao nhãng và tập trung vào việc chinh phục chúng trong hai tuần đầu tiên. Nhớ rằng, bạn nên ngủ đủ giấc, uống đủ nước và ăn những thực phẩm tốt cho sức khỏe nhằm giúp bạn có thể hoàn toàn tập trung trong suốt một ngày.

Nguồn: lucidchart.com