G-OFFICE

G-OFFICE

G-OFFICE

Tin tức

25 thủ thuật Excel hiệu quả giúp bạn tối đa hóa năng suất công việc (Phần 1)

Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn quản lý dữ liệu, thì bạn có thể sử dụng Microsoft Excel, một chương trình bảng tính cho phép trực quan hóa và phân tích dữ liệu. Excel có nhiều khả năng giúp bạn làm việc với dữ liệu, cho dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng nâng cao.

Xem lại danh sách các thủ thuật Excel có thể giúp bạn sử dụng chương trình với khả năng tốt nhất của mình và hiểu rõ hơn về chức năng tổng thể của nó. Trong bài viết này, G Office đưa ra 25 thủ thuật Excel cơ bản khác nhau để giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình.

Excel là gì?

Excel là một chương trình bảng tính do Microsoft phát triển mà bạn có thể sử dụng để lập tài liệu và phân tích dữ liệu. Bảng tính chứa các hàng và cột chồng lên nhau để tạo thành hình chữ nhật, được gọi là ô.

Bạn có thể thêm thông tin như một từ, cụm từ hoặc con số vào mỗi ô. Excel cho phép bạn nhập các công thức khác nhau để giúp bạn sắp xếp, tổ chức và tìm hiểu thêm thông tin về dữ liệu hoặc thông tin có trong mỗi ô và trên toàn bộ trang tính. Excel có một số chức năng hữu ích có thể hỗ trợ bất kỳ ai thường xuyên cần theo dõi và phân tích dữ liệu.

25 thủ thuật Excel hiệu quả cho dân văn phòng

Nếu bạn là người mới sử dụng Excel hoặc thậm chí nếu bạn đã từng sử dụng chương trình này trước đây, có thể bạn đã nghe nói rằng đó là một công cụ phân tích mạnh mẽ có thể giúp tổ chức và đánh giá dữ liệu dễ dàng hơn nhiều. Sử dụng các mẹo sau để giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả và hiệu quả cho các mục đích của bạn:

1. Sử dụng format painter 

 Format painter cho phép bạn nhanh chóng áp dụng một định dạng hoặc tập hợp các định dạng cho nhiều ô. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn một số ô nhất định có cả thông tin được in nghiêng và mã màu. Để sử dụng format painter:

  • Chọn ô có định dạng bạn muốn sao chép.
  • Mở menu chính.
  • Chọn format painter.
  • Bấm vào ô bạn muốn sao chép và dán định dạng vào.

Đối với nhiều ô, hãy nhấp đúp vào biểu tượng format painter và biểu tượng này sẽ hoạt động cho đến khi bạn bỏ chọn.

2. Chọn toàn bộ bảng tính

Đôi khi, bạn cần chỉnh sửa toàn bộ bảng tính. Để chọn từng ô, hãy nhấp vào CTRL + SHIFT + * để làm việc với toàn bộ bảng tính.

3. Nhập dữ liệu

Có rất nhiều trường hợp sao chép và dán dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng tính của bạn phù hợp với mục đích của bạn. Tuy nhiên, tập dữ liệu càng phức tạp thì càng có nhiều khả năng nó sẽ không sao chép chính xác. Trong những trường hợp này, hãy nhập dữ liệu thay vì sao chép và dán:

  • Bấm vào tab dữ liệu.
  • Chọn lấy dữ liệu bên ngoài.
  • Làm theo hướng dẫn để lấy dữ liệu từ nguồn của bạn.

4. Sao chép và dán vào nhiều ô

Nếu bạn cần sao chép và dán cùng một dữ liệu vào nhiều ô, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp này thay vì sao chép và dán nhiều lần:

  • Chọn các ô bạn muốn dán dữ liệu vào.
  • Trong ô cuối cùng bạn chọn, hãy thêm thông tin bạn muốn sao chép.
  • Bấm CTRL + ENTER để sao chép và dán dữ liệu từ ô cuối cùng vào tất cả các ô đã chọn.

5. Xem tất cả các công thức

Bạn có thể làm việc ở vị trí mà bạn thường xuyên chia sẻ bảng tính với người khác. Nếu bạn nhận được một bảng tính và bạn muốn biết người tạo đã sử dụng công thức nào, hãy điều hướng đến tab công thức và sau đó nhấp vào nút hiển thị công thức.

6. Cố định hàng và cột

Một số bảng tính có thể rất dài và rộng, khiến việc xem nhanh thông tin bạn cần là một thách thức. Trong những trường hợp này, có thể hữu ích khi cố định các hàng và cột nhất định tại vị trí trên bảng tính bạn hiện đang làm việc. Cố định các hàng và cột bằng cách:

Điều hướng đến điểm trên bảng tính mà bạn muốn cố định.

Chuyển đến tab chế độ xem.

Chọn tùy chọn ngăn cố định.

7. Sao chép các mẫu

Excel rất giỏi trong việc nhận dạng và sao chép các mẫu. Nếu bạn có một mẫu mà bạn muốn Excel nhanh chóng sao chép, hãy nhập một vài số liệu đầu tiên của mẫu vào hàng hoặc cột thích hợp trong các ô riêng biệt. Sau đó, chọn hình vuông nhỏ ở dưới cùng bên phải của ô cuối cùng. Kéo hình vuông đó để chọn các ô bạn muốn sao chép mẫu bên trong. Excel sẽ tự động điền vào các ô có hình chính xác.

8. Ẩn các hàng và cột

Khi làm việc trên bảng tính, bạn có thể muốn ẩn một số cột mà bạn hiện không làm việc. Bạn có thể ẩn các hàng hoặc cột bằng cách:

  • Chọn tiêu đề của hàng hoặc cột bạn muốn cố định.
  • Điều hướng đến nút định dạng từ menu chính.
  • Chọn ẩn cột hoặc ẩn & hiện, sau đó chọn ẩn cột.

9. Sao chép và dán giữa các bảng tính

Tùy thuộc vào vai trò của mình, bạn có thể cần sao chép cùng một thông tin hoặc phép tính giữa nhiều bảng tính. Bạn có thể thực hiện việc này dễ dàng trong Excel:

  • Mở cả hai trang tính.
  • Nhấn CTRL trong khi nhấp vào tab của trang tính mà bạn muốn sao chép thông tin vào.
  • Bấm vào ô chứa thông tin bạn muốn sao chép trong trang tính khác.
  • Nhấn F2.
  • Nhấn nút Enter.

10. Quản lý ngắt dòng

Bạn có thể sử dụng Excel cho cả số và chữ cái. Tuy nhiên, việc viết các cụm từ, câu hoặc thậm chí từ đầy đủ có thể vượt ra ngoài không gian của ô. Chỉnh sửa điều này bằng cách sử dụng ngắt dòng và ngắt dòng để giúp bạn đọc văn bản của mình dễ dàng hơn:

  • Chọn ô có văn bản bạn muốn bọc.
  • Điều hướng đến tab trang chủ.
  • Bấm vào nút bọc văn bản.

11. Dán công thức

Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các số từ số thập phân sang tỷ lệ phần trăm bằng cách sử dụng tùy chọn dán đặc biệt:

  • Nhập 100 vào một ô trống.
  • Sao chép ô đó.
  • Chọn các ô bạn muốn định dạng lại.
  • Nhấp vào paste special.
  • Nhấp vào formulas.

12. Sử dụng flash fill

Điền vào flash cho phép Excel tự động nhận dạng các mẫu nhất định trong định dạng và sao chép chúng cho bạn. 

Ví dụ: nếu bạn đang nhập một loạt số điện thoại và muốn các số hiển thị với dấu ngoặc đơn xung quanh mã vùng và dấu gạch ngang giữa số thứ ba và thứ tư, thì sau lần thứ hai bạn nhập mẫu, Excel sẽ tự động sao chép nó. Nếu không, hãy đảm bảo tính năng lấp đầy flash được bật bằng cách nhấp vào nút lấp đầy flash trong tab dữ liệu.

13. Chuyển văn bản thành cột

Tiết kiệm thời gian khi nhập tên hoặc dữ liệu nhiều từ khác vào Excel bằng cách sử dụng tính năng chuyển văn bản thành cột. Trong trường hợp bạn cần từng từ xuất hiện trong ô của chính nó, nhưng bạn đang sao chép và dán một tập dữ liệu lớn, thủ thuật này rất hữu ích:

  • Chọn dữ liệu sau khi bạn đã sao chép nó vào Excel.
  • Điều hướng đến tab dữ liệu.
  • Chọn văn bản thành các cột.
  • Điều chỉnh định dạng nếu cần.
  • Nhấn Enter.

14. Transpose với paste special

Bạn có thể gặp phải tình huống mà ban đầu bạn nghĩ rằng bạn muốn dữ liệu nhất định trong các hàng, nhưng sau đó nhận ra rằng bạn thực sự cần các cột. Bạn có thể nhanh chóng chuyển dữ liệu từ hàng sang cột hoặc ngược lại bằng cách:

  • Sao chép dữ liệu bạn muốn chuyển đổi.
  • Click chuột phải chọn paste special và chọn tùy chọn Transpose.
  • Bấm OK.

15. Chèn thêm đồ họa

Bạn có thể bao gồm đồ họa trong bảng tính của mình để giúp minh họa dữ liệu của bạn. Với các bước sau:

  • Chọn ô hoặc phần tử mà bạn muốn hình ảnh của mình xuất hiện.
  • Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn loạt.
  • Chọn hình ảnh hoặc tô họa tiết.
  • Chèn hình ảnh hoặc đồ họa đã lưu mà bạn muốn sử dụng.

>>> Xem Thêm:

25 thủ thuật Excel hiệu quả giúp bạn tối đa hóa năng suất công việc (Phần 2)