HR - human resources là gì?

Bộ phận Quản trị nhân sự (HR - human resources) quản lý vòng đời của nhân viên, bao gồm tìm kiếm, tuyển dụng, giới thiệu, đào tạo, quản lý hiệu suất, quản lý lợi ích, lương thưởng và sa thải. Bất kể quy mô của một công ty như thế nào, thì công ty đó cũng cần một bộ phận nhân sự hiệu quả để quản lý lực lượng lao động, các chính sách của công ty và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Trong bài viết này, G Office sẽ giải thích về các khác niệm HR - human resources là gì, cách một bộ phận nhân sự hoạt động, các kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này và các công việc nhân sự phổ biến.

HR - human resources là gì?

HR - human resources (quản trị nguồn nhân lực hoặc quản trị nhân sự) là một bộ phận tại nơi làm việc tập trung vào tài sản quan trọng nhất của công ty - nhân viên của công ty, để đảm bảo họ hài lòng, gắn bó và có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoạt động như mong đợi.

Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm duy trì nhân sự, quan hệ nhân viên và văn hóa nơi làm việc của công ty. Bộ phận này quản lý việc tìm kiếm, tuyển dụng, sa thải, đào tạo, phát triển kỹ năng, thực hiện chính sách, phúc lợi, trả lương, quy định của chính phủ, tuân thủ pháp luật và an toàn, đồng thời thường kiểm duyệt và giúp giải quyết các xung đột và mối quan tâm giữa các nhân viên.

Các nhân viên HR giúp đưa ra cấu trúc công ty và trật tự cũng như thúc đẩy năng suất và thành công của tổ chức. Họ hợp tác với ban giám đốc để giải quyết các mối quan tâm về nhân sự cũng như cung cấp hỗ trợ và nguồn lực khi cần thiết để các nhà quản lý có thể tập trung vào việc điều hành các hoạt động của bộ phận của họ.

Các chức năng chính của bộ phận HR - Quản trị nhân sự

Bộ phận Quản trị nhân sự của một công ty phục vụ nhiều mục đích và vai trò. Cho dù bạn quan tâm đến việc theo đuổi một vai trò nào đó trong nguồn nhân lực hay bạn tò mò xem HR sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc tìm kiếm việc làm và trải nghiệm việc làm của bạn, điều quan trọng là phải hiểu HR là làm gì. Dưới đây là một số chức năng quan trọng nhất mà họ giám sát:

Tìm kiếm và tuyển dụng nguồn nhân lực

HR đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân viên mới và tìm kiếm các ứng viên có năng lực tốt. Trách nhiệm này bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như xác định trình độ và yêu cầu cho từng vị trí, viết mô tả công việc và đăng tuyển dụng, đánh giá hồ sơ, thực hiện phỏng vấn, hoàn thành kiểm tra lý lịch và làm việc với quản lý bộ phận để lựa chọn ứng viên lý tưởng.

Quá trình tìm kiếm và tuyển dụng là vô cùng quan trọng vì tuyển dụng đúng người sẽ tăng hiệu quả hoạt động, cải thiện kết quả kinh doanh và giảm tỷ lệ doanh thu.

Giới thiệu và hỗ trợ nhân viên mới thích nghi với môi trường làm việc

Sau khi tuyển dụng nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ hướng dẫn các thành viên mới trong nhóm về những ngày hoặc tuần đầu tiên của họ tại công ty. Quá trình này sẽ giới thiệu các thành viên mới trong nhóm về văn hóa nơi làm việc và cung cấp quyền truy cập vào các nguồn lực của công ty sẽ giúp nhân viên định hướng hành trình làm việc và ổn định với vai trò mới của họ.

Nhân viên HR cũng chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện kế hoạch giới thiệu để giúp những người mới tuyển dụng hòa nhập vào lực lượng lao động một cách liền mạch và cung cấp cho họ thông tin cũng như công cụ cần thiết để thành công trong vai trò của mình. Hướng dẫn này giúp nhân viên thích nghi với vị trí và nơi làm việc mới của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức.

Đào tạo và phát triển lực lượng nhân viên của công ty

Cho dù nhân viên là người mới được tuyển dụng hay đã đóng góp lâu năm cho công ty, họ cần có các cơ hội xây dựng kỹ năng và phát triển nghề nghiệp liên tục để tiếp tục làm việc hiệu quả và thành công nhằm đáp ứng các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.

Bộ phận nhân sự có trách nhiệm lập kế hoạch và giám sát nhu cầu đào tạo của nhân viên. Các khóa đào tạo và phát triển nghề nghiệp có thể bao gồm đào tạo về công nghệ mới, quan hệ nhân viên hoặc đào tạo lãnh đạo dự bị cho hiện tại hoặc tương lai. Việc đào tạo có thể là một đối một, thông qua các cuộc họp nhóm hoặc thông qua các khóa học trực tuyến và tự học.

Bộ phận nhân sự cũng có thể giới thiệu hoặc hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên, bằng cách giúp họ kiếm được bằng cấp giáo dục đại học nhất định với các phương thức như phát triển chương trình hỗ trợ hoặc hoàn trả học phí.

Bồi thường và phúc lợi

Bộ phận HR làm việc với ban lãnh đạo điều hành để thiết lập triết lý lương thưởng của tổ chức. Các chuyên viên nhân sự thường tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định mức lương cạnh tranh và phát triển cơ cấu lương thưởng. Họ cũng làm việc với cơ quan bảo hiểm để lựa chọn các phúc lợi sức khỏe và phúc lợi như y tế, nha khoa, thị lực, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp,...cho nhân viên. Nhân sự cũng giám sát việc quản lý quyền lợi bao gồm ghi danh và xử lý.

Bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên thắc mắc có liên quan về quyền lợi, kỳ nghỉ và thời gian cá nhân hoặc các ưu đãi tài chính nên được chuyển đến bộ phận nhân sự,  nơi có những chuyên viên hiểu biết về các gói và chương trình này.

Phúc lợi của nhân viên

Bộ phận nhân sự giúp hỗ trợ và cải thiện chất lượng cuộc sống cũng như văn hóa công ty của nhân viên. Họ tạo ra và giám sát các chương trình như nhà trẻ, các sáng kiến ​​về sức khỏe, thời gian nghỉ có lương và các nỗ lực khác để giữ cho nhân viên vui vẻ, khỏe mạnh và có động lực.

Bộ phận nhân sự cũng nên đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên thông qua các nhóm tập trung, khảo sát ý kiến ​​và phản hồi thường xuyên và sử dụng thông tin đầu vào này để cải thiện nơi làm việc.

Một công ty hoạt động tốt cần thể hiện sự quan tâm và chăm sóc đến từng nhân viên của mình. Bộ phận nhân sự giúp thúc đẩy môi trường làm việc hỗ trợ này, giúp giảm thiểu sự thay đổi của nhân viên và nâng cao hiệu suất.

Quan hệ nhân viên

Bộ phận nhân sự thường đóng vai trò trung gian giữa nhân viên và quản lý cấp trên hoặc các nhân viên khác. Khi nhân viên gặp vấn đề trong công việc, họ nên cảm thấy thoải mái khi đến bộ phận nhân sự của mình để được hướng dẫn, tư vấn hoặc ghi lại các mối quan tâm.

Hệ thống này giúp giải quyết các xung đột và tranh chấp tiềm ẩn tại nơi làm việc một cách nhanh chóng, thuận lợi và chuyên nghiệp, vì các chuyên viên nhân sự thường được đào tạo về giải quyết xung đột. Nếu cần phải xử lý kỷ luật, bộ phận HR cũng sẽ giúp quản lý việc này. Bộ phận này cũng giúp cải thiện sự gắn bó của nhân viên và sự hài lòng trong công việc. Nếu lực lượng lao động là công đoàn, HR cũng có thể giúp giao tiếp giữa người sử dụng lao động và liên đoàn lao động.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Bộ phận nhân sự tạo điều kiện để đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc nửa năm cho tất cả nhân viên. Quy trình đánh giá hiệu suất cho phép các nhà quản lý kiểm tra trực tiếp với nhân viên để thảo luận về hiệu suất, xác định các tiêu chí và phép đo hiệu suất, đặt ra các kỳ vọng và mục tiêu phù hợp với mục tiêu kinh doanh và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên đồng thời thúc đẩy sự công bằng và minh bạch.

Dựa trên hiệu suất, kinh nghiệm và thâm niên, người quản lý và bộ phận nhân sự có thể quyết định thăng chức cho một nhân viên hoặc tăng lương cho họ. Nói chung, bộ phận nhân sự làm việc với lãnh đạo cấp cao để đặt ra các quy tắc và kỳ vọng của công ty đối với sự thăng tiến và khen thưởng những nhân viên hàng đầu vì sự cống hiến và cam kết cải tiến của họ.

Lưu trữ hồ sơ

Vì bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về toàn bộ cơ sở dữ liệu nhân viên, bộ phận này phải tổ chức và giám sát các thông tin bí mật như hợp đồng, tiền lương, trách nhiệm công việc, các biện pháp kỷ luật và đánh giá hiệu suất. Đội ngũ nhân sự phải được tổ chức cực kỳ tốt, tỉ mỉ, kín đáo và chuyên nghiệp và luôn dễ dàng tiếp cận thông tin.

Tuân thủ pháp luật

Bộ phận nhân sự đảm bảo rằng tổ chức của họ tuân thủ luật lao động, công đoàn,... Điều này giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định như việc làm công bằng, an toàn tại nơi làm việc và hơn thế nữa. Trách nhiệm này rất quan trọng vì những lời phàn nàn của nhân viên về việc không tuân thủ hoặc điều kiện làm việc không công bằng hoặc không an toàn có thể ảnh hưởng đến tinh thần tại nơi làm việc, năng suất và lợi nhuận. Các nhân viên nhân sự cũng đảm bảo nhân viên có thể làm việc hợp pháp cho công ty của họ và xử lý các khiếu nại liên quan đến phân biệt đối xử và quấy rối.

Giữ gìn hình ảnh công ty

Bằng cách phổ biến và giúp cho nhân viên về các giá trị và chính sách của công ty, bộ phận nhân sự giúp bảo vệ hình ảnh và danh tiếng của công ty. Một bộ phận nhân sự làm việc hiệu quả cũng có thể củng cố danh tiếng của công ty như một nhà tuyển dụng hàng đầu để làm việc và có thể giúp thu hút nhân tài.

Đảm bảo an toàn nơi làm việc

Các bộ phận nhân sự giám sát việc đào tạo các quy định an toàn tại nơi làm việc và ghi lại các thương tích hoặc bệnh tật của nhân viên xảy ra trong công việc.

Thông thường, bộ phận nhân sự đặt ra các chính sách tại nơi làm việc và tập hợp các tài liệu đào tạo về an toàn. Họ phải quản lý việc bồi thường của nhân viên cho các vấn đề an toàn hoặc thương tích.

Những thông tin cần biết về bộ phận nhân sự?

Một bộ phận nhân sự có thể bao gồm một chuyên viên đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ,  một nhóm chuyên viên hoặc một dịch vụ thuê ngoài, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Trong hầu hết các trường hợp, các bộ phận nhân sự đầy đủ là nhu cầu cần thiết trong các công ty lớn hơn với nhiều nhân viên và nhu cầu phức tạp. Một công ty nhỏ hơn không cần hoặc không đủ khả năng cung cấp đầy đủ nhân viên, bộ phận nhân sự nội bộ có thể thuê một chuyên viên tổng hợp hoặc thuê ngoài trách nhiệm nhân sự của mình cho một dịch vụ bên thứ ba.

Các hình thức hỗ trợ nguồn nhân lực

Dưới đây là các hình thức hỗ trợ nguồn nhân lực mà các công ty có thể hợp tác:

Bộ phận nhân sự nội bộ

Với bộ phận nội bộ, các chuyên viên nhân sự có mặt tại chỗ và rất quen thuộc với mọi khía cạnh trong chính sách của công ty và mối quan hệ với nhân viên. Nhân viên có thể gặp trực tiếp nhân viên bất cứ lúc nào giúp giải quyết xung đột và đảm bảo thủ tục giấy tờ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên nhân sự nội bộ cũng có xu hướng có mối liên hệ cá nhân hơn với nhân viên và sự thành công của họ.

Nhân viên thường cảm thấy thoải mái khi tiếp cận một chuyên viên nhân sự nội bộ đáng tin cậy và không thiên vị để thảo luận hoặc giải quyết các vấn đề hoặc tranh chấp tại nơi làm việc hoặc nói về lợi ích và lương thưởng.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ về lao động chuyên nghiệp

Các công ty nhỏ hơn có thể chọn hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ lao động chuyên nghiệp để quản lý nhu cầu nhân sự. Các đơn vị này về cơ bản sử dụng lực lượng lao động của công ty, chịu trách nhiệm pháp lý về họ và giám sát tất cả các quy trình tuyển dụng, sa thải và bồi thường.

Khi các công ty nhỏ hơn và thậm chí quy mô trung bình thiếu ngân sách hoặc nhu cầu về bộ phận nhân sự hoặc quản lý nội bộ, thì việc thuê ngoài các chức năng đó của dịch vụ bên ngoài là lựa chọn hợp lý nhất. Các công việc nhân sự trong các tổ chức đó khác nhau nhưng yêu cầu các bộ kỹ năng tương tự và mong muốn cải thiện cuộc sống làm việc của mọi người.

Các kỹ năng nhân viên HR cần có

Các cá nhân làm việc trong lĩnh vực nhân sự thường có kỹ năng của con người mạnh mẽ và thích giúp đỡ người khác thành công. Dưới đây là một số kỹ năng và điểm mạnh cần thiết để xuất sắc trong sự nghiệp nhân sự:

Kỹ năng giữa các cá nhân: 

Là người hòa giải trong mối quan hệ với nhân viên, điều quan trọng là các chuyên viên HR phải có kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân xuất sắc và có thể giải quyết các mối quan tâm của nhân viên một cách khéo léo. Họ phải có khả năng quản lý và giải quyết các xung đột tiềm ẩn giữa các nhân viên và trong một số tình huống là người sử dụng lao động.

Khả năng thích ứng với công nghệ mới: 

Các chuyên viên HR phải cảm thấy thoải mái khi sử dụng công nghệ và Phần mềm về thông tin nguồn nhân lực để quản lý bảng lương và các quy trình nhân sự khác, giữ cho hoạt động của lực lượng lao động hoạt động trơn tru và hiệu quả. Họ cũng có thể cần thực hiện phân tích và dự báo dữ liệu.

Kỹ năng giao tiếp: 

Các cá nhân làm việc trong lĩnh vực nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng tuyệt vời cho các tương tác qua điện thoại, email và giao tiếp trực tiếp. Kỹ năng giao tiếp tốt cũng bao gồm khả năng tích cực lắng nghe những bất bình và nhu cầu của nhân viên.

Nói trước đám đông: 

Một số chuyên viên HR được yêu cầu phải nói trước các nhóm lớn, các phòng ban hoặc toàn bộ công ty. Họ có thể nói về các chủ đề khác nhau, từ các gói lợi ích đến các chính sách của công ty.

Tổ chức và quản lý dự án: 

Các chuyên viên HR phải có khả năng đa nhiệm một cách hiệu quả và quản lý nhiều loại dự án. Họ phải có kỹ năng lập lịch trình tốt và có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các trách nhiệm.

Sự thận trọng: 

Vì đội ngũ HR xử lý nhiều vấn đề nhạy cảm và thông tin bí mật hoặc riêng tư, những cá nhân này phải kín đáo để tránh những ảnh hưởng pháp lý và nghề nghiệp. Họ phải tiếp cận các nhiệm vụ như xử lý kỷ luật, khiếu nại của nhân viên hoặc tranh chấp một cách cẩn thận.

Một số vị trí phổ biến trực thuộc phòng nhân sự:

Tùy thuộc vào quy mô của công ty và nhu cầu lực lượng lao động của họ, họ  có thể tuyển dụng bất kỳ số lượng chuyên gia nhân sự nào, từ một chuyên viên đơn lẻ đến toàn bộ nhóm chuyên viên nhân sự. Dưới đây là một số vị trí nhân sự phổ biến nhất:

Chuyên viên hành chính nhân sự

Nhiệm vụ chính: Các công ty lớn có thể cần một chuyên gia nhân sự để quản lý và cập nhật các tệp và dữ liệu của nhân viên, từ tài liệu thuế, lương thưởng đến đánh giá hiệu suất. Cá nhân này cũng có thể chịu trách nhiệm nhập dữ liệu, theo dõi và cho phép nhân viên nghỉ việc, quản lý quyền lợi và cung cấp hỗ trợ hành chính cho các dự án đặc biệt.

Trợ lý nhân sự

Nhiệm vụ chính: Những người giữ vai trò này thường giữ các vị trí cấp thấp để hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự và thường chịu trách nhiệm nộp hồ sơ, sắp xếp tài liệu và thủ tục giấy tờ, cập nhật bảng tính và các nhiệm vụ quản trị quan trọng khác để giữ cho bộ phận hoạt động hiệu quả và có tổ chức. Kỹ năng viết và giao tiếp xuất sắc là nền tảng cho công việc này.

Chuyên viên đào tạo và phát triển

Nhiệm vụ chính: Các chuyên viên đào tạo, còn được gọi là điều phối viên nhân viên, là các thành viên trong nhóm đánh giá nhu cầu nhân sự cũng như đào tạo nhân viên và quản lý. Họ thường giám sát các chương trình phát triển và lãnh đạo, thực hiện các buổi định hướng và thực hiện đào tạo kỹ năng công việc cụ thể. Các chuyên gia đào tạo thường có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân xuất sắc và là những nhà lãnh đạo bẩm sinh.

Chuyên viên tiền lương và phúc lợi 

Nhiệm vụ chính: Các chuyên gia này xử lý các nhiệm vụ trả lương (chẳng hạn như tiền lương, khuyến khích và lương hưu) cộng với các gói phúc lợi (chẳng hạn như bảo hiểm y tế, các lựa chọn hưu trí và thời gian nghỉ). Họ liên tục đánh giá và điều chỉnh các lợi ích để đáp ứng kỳ vọng của nhân viên và thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên. Những cá nhân này có kỹ năng về toán học và phân tích dữ liệu, và họ phải có hiểu biết sâu sắc về luật lao động địa phương và liên bang.

Chuyên viên tuyển dụng

Nhiệm vụ chính: Những cá nhân này xử lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm viết và đăng mô tả công việc, đánh giá hồ sơ, kiểm tra tài liệu tham khảo, xác định các ứng viên chất lượng và trình bày lời mời làm việc.

Họ cũng có thể chịu trách nhiệm đại diện cho công ty của họ tại các hội chợ việc làm. Người quản lý tuyển dụng - còn được gọi là nhà tuyển dụng phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, sự tự tin và khả năng đánh giá người nộp đơn và ứng viên. Những cá nhân này đặc biệt có giá trị đối với các công ty đang phát triển nhanh, những công ty cần nhanh chóng tìm và thuê đúng nhân tài.

Qua nội dung bài viết này, G Office hy vọng rằng đã giúp ích cho các bạn có câu trả lời cho thắc mắc “HR - human resources là gì?” và hiểu rõ hơn vai trò cực kỳ quan trọng của bộ phận HR - Quản trị nhân sự trong bộ máy của một công ty hoặc một tổ chức. Hãy theo dõi trang web của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!

Bài viết xem thêm:

Quản trị văn phòng là gì? Làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng?

Kiểm toán là gì? Tìm hiểu về kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài