Để giảm bớt gánh nặng ngân sách mà vẫn đáp ứng nhu cầu “hoành tráng”, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp nước ngoài lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đang chọn giải pháp thuê văn phòng ảo. Chỉ mất từ 50 - 120 USD mỗi tháng, bảng hiệu công ty của khách hàng sẽ có mặt trên những tòa nhà hiện đại và tiện nghi nhất.

Ra đời chưa lâu, hiện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang phát triển nhanh chóng nhờ tính tiện ích và chi phí mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Chị Đàm Thanh Loan cùng 2 người bạn khởi nghiệp dự định mở văn phòng tư vấn du lịch tại TPHCM. Với nguồn nhân sự và tài chính khiêm tốn, họ đã chật vật mấy tháng trời mà vẫn không tìm được văn phòng như mong muốn. Cuối cùng, khi đọc được một bài báo, chị tìm đến văn phòng ảo và hoàn toàn hài lòng với những gì mà dịch vụ mang lại.

Văn phòng ảo (Vitual office) là mô hình kinh doanh khá phổ biến trên thế giới và đã phát triển từ rất lâu. Tuy nhiên, dịch vụ này mới được biết đến tại Việt Nam từ năm 2007 nhưng chưa thực sự phổ biến. Hiện một số đơn vị khai thác dịch vụ hoạt động có quy mô và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G-Office, Văn phòng trọn gói.

Với chi phí chỉ bằng 1/10 so với thuê văn phòng thông thường, dịch vụ văn phòng ảo giúp các cá nhân, doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, nhân công… nhưng vẫn có một môi trường làm việc đạt tiêu chuẩn cao như phòng họp tiện nghi, dịch vụ lễ tân, Internet tốc độ cao hay khu vực tiếp khách chung…

Chưa hết khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không phải đầu tư trang thiết bị văn phòng mà chỉ cần đặt logo, biển hiệu rồi được hưởng những dịch vụ từ nhà cung cấp. Ngoài ra, địa điểm cho thuê văn phòng ảo thường đặt ở những vị trí trung tâm thành phố nên rất thuận tiện cho việc giao dịch cũng như nâng cao thương hiệu, hình ảnh công ty.

Ông Đinh Minh Chính, Giám đốc Công ty TNHH Thế giới Tìm kiếm, cho biết, đối với đa số khách hàng của Thế giới Tìm kiếm, nhân viên của công ty thường thực hiện giao dịch tại văn phòng của đối tác. Năm 2007, công ty tiếp những vị khách nước ngoài đầu tiên đến “làm ăn” nên họ muốn có buổi làm việc tại văn phòng của Thế giới Tìm kiếm.

Do vậy Thế giới Tìm kiếm đặt mục tiêu phải mở thêm 1 văn phòng hiện đại, sang trọng và ở vị trí thuận tiện hơn trụ sở hiện tại ở đường Xô Viết Nghệ Tĩnh (TPHCM) nhưng khi tìm được một chỗ vừa ý thì giá thuê quá cao, thiết kế lại không phù hợp.

“Chi phí ban đầu và chi phí hàng tháng quá lớn, đem ra cân đo đong đếm về hiệu quả thấy không ổn chút nào. Sau khi tìm hiểu kỹ, chúng tôi quyết định thuê văn phòng ảo tại vị trí đắc địa” - ông Chính cho biết thêm.

Theo thống kê của các công ty làm dịch vụ văn phòng ảo thì điều kiện kinh tế khó khăn là một trong những lý do “dẫn” khách hàng tìm đến văn phòng ảo. Chỉ riêng 2 tháng đầu năm 2009, các công ty này cung cấp văn phòng ảo tăng tới 150% so với năm 2008.

Theo ông Trịnh Đức Phú, Trưởng Văn phòng trọn gói tại Hà Nội, mỗi ngày dịch vụ của ông có khoảng 10 khách đến hỏi thuê. Còn ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Điều hành dịch vụ G-Office (Công ty Incomnet) cho biết: Kinh tế thế giới sẽ còn khó khăn trong năm 2009 và văn phòng ảo vẫn được xem là giải pháp tiết giảm chi phí cho doanh nghiệp.